Jak zorganizować networking podczas konferencji?

Udostępnij

Żadna konferencja nie może obejść się bez udostępnienia przestrzeni dających okazję do rozwijania networkingu i zacieśnienia relacji między jej uczestnikami. Szansa wymiany wizytówek i odbycia rozmowy z innymi przedstawicielami określonej branży jest jedną z głównych zachęt do wzięcia udziału w wydarzeniu. Dodatkowo stworzenie warunków w trakcie całego eventu do nawiązania nowych kontaktów może mieć pozytywny wpływ na przebieg imprezy – szczególnie jeśli planujemy warsztaty i pracę w mniejszych zespołach.  Jednym z największych wyzwań stojących przed organizatorem konferencji jest wyważenie znaczenia obu części i zachęcenie gości do uczestniczenia w nich.

 

1. Miejsce

Wybierając miejsce na konferencję postaraj się znaleźć obiekt, w którym będziesz mógł zaaranżować dwie przestrzenie, z których jedna będzie przeznaczona na część oficjalną, a druga networking i rozmowy. Jeśli konferencja przypada na cieplejsze miesiące, idealnym rozwiązaniem jest wybór obiektu, który oferuje wynajęcie dodatkowo patio lub tarasu.

Alternatywną propozycją jest stworzenie strefy networkingu w lokalu zewnętrznym, w którym będzie możliwe odbywanie spotkań w mniej formalnej atmosferze. Warto wówczas zdecydować się na obiekt w pobliżu głównego wydarzenia i zorganizować udogodnienia, które zachęcą gości do wizyty.

 

2. Płynność

Dobór lokalu oraz organizacja eventu powinna być  nastawiona na zapewnienie płynnego przepływu gości między obiema przestrzeniami. Kluczowym zadaniem organizatorów jest reagowanie na zachodzącą między nimi dynamikę zmian. Świetnym rozwiązaniem zapewniającym przenikanie się obu stref jest np. streaming kluczowych merytorycznych części konferencji, tak by goście pochłonięci osobistymi rozmowami, mogli jednocześnie obserwować kolejne wystąpienia lub prezentacje. Dzięki zachętom hostess oraz odpowiednej dystrybucji cateringu albo eksponowaniu VIP-ów skutecznie uda się skłonić gości do częstej obecności w obu strefach.

 

3. Strefa networkingu

W trakcie organizacji przestrzeni nieformalnej, istotne jest uwzględnienie profilu gości i scharakteryzowanie ich oczekiwań – od tego zależy czy należy położyć większy nacisk na elementy ułatwiające nawiązywanie kontaktów i np. wybrać spokojniejszą muzykę, która nie zagłuszy rozmów, czy może jednak postawić na sprawność w przekazywaniu treści, będących tematami poszczególnych wystąpień prelegentów np. w formie wyświetlania konkluzji kolejnych prezentacji.

 

4. Aplikacje

Pokusa poznania potencjalnych inwestorów, partnerów lub klientów, jest szczególnie silna gdy zawczasu znamy listę uczestników. W tym celu coraz częściej korzysta się z aplikacji tzw. Matchmaking tool, które organizują automatycznie agendę spotkań z zaproszonymi przez nas osobami. Dzięki niemu jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia możemy zapoznać się z działalnością innych uczestników i podczas spotkania przejść od razu do najistotniejszych kwestii tym samym usprawniając komunikację nastawioną na osiągnięcie praktycznego celu.